Panduan SIMSARPRAS V.2.0 2018 Untuk Madrasah

Download Buku Panduan SIMSARPRAS Versi 2.0 Tahun 2018 untuk Madrasah (MI, MTs, MA, SMAK)

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan buku panduan penggunaan aplikasi sistem informasi manajemen sarana dan prasarana (SIMSARPRAS) dengan sebaik mungkin.

Buku panduan ini kami susun semaksimal mungkin dengan bantuan berbagai pihak, baik admin ataupun operator dimasing- masing wilayah dan pusat. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan buku panduan ini.

Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki buku panduan ini.

Akhir kata kami berharap semoga buku panduan penggunaan aplikasi SIMSARPRAS ini dapat bermanfaat dan membantu pembaca dan pengguna aplikasi khususnya operator kankemenag kab/kota dalam melakukan proses verifikasi pengajuan proposal bantuan.

Berikut adalah tautan Download Buku Panduan SIMSARPRAS Versi 2.0 Tahun 2018 untuk Madrasah (MI, MTs, MA, SMAK)

Download Buku Panduan SIMSARPRAS Versi 2.0 Tahun 2018 untuk Madrasah (MI, MTs, MA, SMAK)

Berikut adalah kutipan dari Buku Panduan SIMSARPRAS Versi 2.0 Tahun 2018 untuk Madrasah (MI, MTs, MA, SMAK) tersebut:

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................. i SOFTWARE INFORMATIONS................................................................. ii DAFTAR ISI .............................................................................................. iii DAFTAR GAMBAR ................................................................................... v DAFTAR TABEL ...................................................................................... vi BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................... 1
BAB 2 ITEM SIMSARPRAS...................................................................... 2

BAB 3 FLOWCHART ................................................................................ 7

3.1. Flowchart Porgram SIMSARPRAS........................................................7

3.2. Flowchart Pengajuan Proposal................................................................9

BAB 4 PENGETAHUAN DASAR ........................................................... 10

4.1. Apakah Syarat Untuk Mengajukan Proposal? ......................................10

4.2. Apa Yang Harus Dilakukan Setelah Mengajukan Proposal? ................10

4.3. Apakah Jika Mengajukan Melalui SIMSARPRAS Pasti Mendapatkan
Bantuan?...............................................................................................10

4.4. Jika Proposal Kami Ditolak, Apa Yang Harus Kami Lakukan? ...........10

4.5. Jika Proposal Kami Disetujui, Apa Yang Harus Kami Lakukan? ........11

4.6. Jika Proposal Kami Direkomendasikan, Apa Yang Harus Kami
Lakukan? ..............................................................................................11

4.7. Jenis Bantuan Yang Kami Butuhkan Tidak Tersedia, Bagaimana Cara
Kami Mengajukan Sesuai Jenis Bantuang Yang Kami Butuhkan? ......11

4.8. Berapa Banyak Proposal Yang Bisa Kami Ajukan? .............................11

4.9. Mengapa Kami Tidak Bisa Mengajukan Jenis Bantuan Yang Sama
Dengan Jenis Bantuan Yang Pernah Kami Dapat?...............................11

4.10. Madrasah Kami Sudah Mendapatkan Bantuan, Apa Selanjutnya Yang
Harus Kami Lakukan? ..........................................................................12
4.11. Jenis Bantuan Mana Yang Harus Kami Pilih? Pusat, Kanwil, atau
Kankemenag? .......................................................................................12

4.12. Password Kami Salah, Bagaimana Cara Meresetnya? ..........................12

4.13. Saat Kami Login, Muncul Pesan “Anda Tidak Terdaftar!”, Apa Yang
Harus Kami Lakukan Agar Bisa Login Ke Aplikasi? ..........................12

4.14. Mengapa Kami Tidak Bisa Edit Jenis Bantuan? ...................................13

4.15. Jika Ingin Merubah Jenis Bantuan Bagaimana Caranya? .....................13

4.16. Mengapa Kami Tidak Bisa Menghapus Proposal? ...............................13

4.17. Proposal Kami Disetujui, Tapi Mengapa Berbeda Dengan Jenis
Bantuan Yang Kami Ajukan?...............................................................13

BAB 5 LOGIN........................................................................................... 14

5.1. Akun Login ...........................................................................................14

5.2. Cara Login Aplikasi..............................................................................15

5.3. Cara Reset Password.............................................................................16

5.4. Cara Mengganti Password ....................................................................19

BAB 6 DASHBOARD .............................................................................. 14

6.1. Profil Madrasah ....................................................................................14

6.2. Kontak Madrasah ..................................................................................14

6.3. History Pengajuan Proposal ..................................................................15

BAB 7 PENGAJUAN PROPOSAL .......................................................... 17

7.1. Kategori Jenis Bantuan .........................................................................17

7.2. Cara Pengajuan Proposal Online ..........................................................20

BAB 8 STATUS VERIFIKASI ................................................................. 28

8.1. Status Baru............................................................................................28

8.2. Status Direkomendasikan .....................................................................29

8.3. Status Disetujui .....................................................................................29

8.4. Status Ditolak .......................................................................................31
DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Dashboard Profil Madrasah .................................................................3
Gambar 2. 2 Dashboard Kontak Madrasah ..............................................................3
Gambar 2. 3 Dashboard History Pengajuan Proposal Madrasah..............................4
Gambar 2. 4 Menu Pengajuan Proposal Madrasah...................................................4
Gambar 3. 1 Flowchart Program SIMSARPRAS ....................................................7
Gambar 3. 2 Flowchart Pengajuan Proposal ............................................................9
Gambar 5. 1 Halaman Login ..................................................................................15
Gambar 5. 2 Lupa Password Login ........................................................................17
Gambar 5. 3 Halaman Lupa Password Login.........................................................18
Gambar 5. 4 Notifikasi Password Direset ..............................................................18
Gambar 5. 5 Kotak Masuk Password Baru ............................................................19
Gambar 5. 6 Menu Profil........................................................................................19
Gambar 6. 1 Dashboard Profil Madrasah ...............................................................14
Gambar 6. 2 Dashboard Kontak Madrasah ............................................................15
Gambar 6. 3 Dashboard History Pengajuan Proposal ............................................15
Gambar 7. 1 Menu Pengajuan Proposal Madrasah.................................................20
Gambar 7. 2 Pengajuan Baru Proposal Madrasah ..................................................21
Gambar 7. 3 Pilih Jenis Bantuan Sesuai Jenjang Madrasah ...................................21
Gambar 7. 4 Masukkan Keterangan Pengajuan .....................................................22
Gambar 7. 5 Halaman Data Pengajuan Proposal....................................................23
Gambar 7. 6 Tombol Action Kolom Data Pengajuan Proposal..............................24
Gambar 7. 7 Pilih Persyaratan Pengajuan Proposal ...............................................25
Gambar 7. 8 Pilih File Persyaratan Pengajuan Proposal ........................................26
Gambar 7. 9 Tambah File Lebih Dari satu .............................................................27
Gambar 7. 10 Klik Tombol Upload File ................................................................28
Gambar 7. 11 Notifikasi Upload File Berhasil dan Disimpan ................................28
Gambar 7. 12 Data File Yang Telah Diupload .......................................................29
Gambar 8. 1 Menu Status Verifikasi Proposal Madrasah ......................................28
Gambar 8. 2 Status Baru ........................................................................................28
Gambar 8. 3 Status Direkomendasikan ..................................................................29
Gambar 8. 4 Status Disetujui..................................................................................29
Gambar 8. 5 Keterangan Verifikasi Proposal Madrasah ........................................30
Gambar 8. 6 Data Nilai Verifikasi Pengajuan Proposal Madrasah ........................31
Gambar 8. 7 Status Ditolak ....................................................................................31

PENDAHULUAN

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana (SIMSARPRAS) adalah aplikasi yang dikelola oleh Sub Direktorat Sarana dan Prasarana pada Direktorat Kurikulum, Sarana, Kelembagaan dan Kesiswaan Madrasah yang digunakan oleh madrasah seluruh Indonesia dalam pengajuan proposal bantuan secara online.

Sampai diterbitkannya buku panduan ini, aplikasi simsarpras sudah masuk kedalam versi 2.0 dengan berbagai kelebihan dan item baru yang tidak dimiliki oleh versi sebelumnya untuk meningkatkan kualitas dari aplikasi dalam penggunaan dan peruntukannya.

Buku panduan ini membahas segala sesuatu tentang tata cara dan fungsi-fungsi dari item yang ada pada aplikasi yang ditujukan untuk pengguna tingkat operator madrasah, karena aplikasi ini memiliki tingkat-tingkat pengguna atau hak akses, yaitu mulai dari Admin Sistem, Admin Pusat, Admin Provinsi (Kanwil), Admin Kabupaten (Kankemenag Kab/Kota), Operator Pusat, Operator Provinsi (Kanwil), Operator Kabupaten (Kankemenag Kab/Kota), dan Operator Madrasah. Selengkapnya akan dibahas pada bab-bab selanjutnya.

ITEM SIMSARPRAS

Berikut ini adalah item-item terbaru dari aplikasi simsarpras pada pengguna tingkat operator madrasah.

No. ITEM
1 Tema Aplikasi Baru Yang Lebih Terang
2 Logo Baru Aplikasi
3 Informasi Profil Pada Dashboard
4 Penambahan Informasi Kontak Madrasah Pada Dashboard

5 Penambahan Status Proposal Baru Pada History Proposal
Dashboard atau Pada Sub Menu Status Verifikasi

6 Penambahan 10 Kategori Jenis Bantuan Baru (Asrama,
Computer Based Test (CBT), Laboratorium, Media Pembelajaran, Moda Transportasi, Pembangunan Infrastruktur, Peralatan Laboratorium, Revitalisasi, Teknologi Informasi, Terluar, Terdepan, Tertinggal (3T))
7 Reset Password Melalui Email

8 Pengajuan Dipisah Antara Madrasah Swasta dan Negeri
Secara Otomatis

9 Upload Persyaratan Secara Otomatis Setelah Menyimpan
Proposal
10 Penambahan File Persyaratan Pengajuan

Keterangan :

Item No 1 :
Aplikasi diubah dengan sistem non-login dan login. Non-login artinya aplikasi memiliki beranda awal tanpa login, dan login adalah tampilan aplikasi setelah melakukan proses login dengan memasukkan username dan password

Aplikasi sudah memiliki logo sebagai jati diri dan ikon aplikasi simsarpras.

Item No 3 :
Pada dashboard atau beranda aplikasi menampilkan informasi profil dari madrasah yang melakukan login pada aplikasi, seperti gambar dibawah ini.

Item No 4 :

Gambar 2. 1 Dashboard Profil Madrasah
Pada dashboard atau beranda aplikasi, madrasah diminta untuk mengisi nama kepala madrasah dan bendahara berikut kontak telepon dan alamat email yang digunakan untuk mereset password aplikasi simsarpras pada masing-masing akun madrasah.

Madrasah bisa mereset melalui email yang telah dimasukkan pada dashboard kontak madrasah. Sehingga madrasah tidak perlu lagi meminta bantuan admin kankemenag dalam mereset akun login simsarpras. Selengkapnya akan dibahas pada bab selanjutnya.

Item No 8 :
Pengajuan proposal bagi madrasah dengan status swasta dan negeri yang dipisah secara otomatis oleh aplikasi dengan jenis bantuan yang akan muncul berdasarkan masing-masing status madrasah, swasta atau negeri. Seperti jenis bantuan Computer Based Test (CBT) yang hanya diperuntukkan untuk madrasah negeri, yaitu pada jenjang MTSN dan MAN.

Item No 9 :
Madrasah setelah memilih jenis bantuan, memasukkan keterangan pengajuan dan menyimpan proposal, maka secara otomatis madrasah diarahkan untuk mengupload file persyaratan pengajuan, sehingga memudahkan madrasah dalam pengiriman proposal yang pada versi sebelumnya madrasah harus menekan tombol tambah file pada kolom file setelah menyimpan proposal. Selengkapnya akan dibahas pada bab selanjutnya.

Item No 10 :
Ada penambahan 2 file persyaratan proposal pada versi 2.0 yaitu Scan Profil Madrasah dan Rekening Lembaga.

BAB 3
FLOWCHART

Pada bab ini akan dibahas alur program simsarpras dalam proses pengajuan proposal bantuan madrasah.

3.1. Flowchart Porgram SIMSARPRAS

1. Madrasah mengajukan proposal melalui SIMSARPRAS.
2. Proposal akan masuk ke kankemenag kab/kota masing-masing dan diverifikasi oleh operator kankemenag kab/kota. Jika proposal Disetujui, maka madrasah tinggal menunggu informasi lebih lanjut dari kankemenag kab/kota apakah mendapatkan dana bantuan tahun itu atau menjadi longlist 3 tahun kedepan sejak disetujuinya proposal. Jika proposal Ditolak, maka madrasah harus mengajukan ulang pada tahun berikutnya. Jika proposal

Direkomendasikan, maka proposal masuk ke tingkta selanjutnya, yaitu diverifikasi oleh kanwil. Status direkomendasikan jika kuota ataupun anggaran pada kankemenag kab/kota tidak mencukupi untuk memberikan dana bantuan kepada madrasah.
3. Proposal yang Direkomendasikan kankemenag kab/kota kepada kanwil, maka akan diverifikasi oleh operator kanwil. Jika proposal Disetujui, maka madrasah tinggal menunggu informasi lebih lanjut dari kanwil apakah mendapatkan dana bantuan tahun itu atau menjadi longlist 3 tahun kedepan sejak disetujuinya proposal. Jika proposal Ditolak, maka madrasah harus mengajukan ulang pada tahun berikutnya. Jika proposal Direkomendasikan, maka proposal masuk ke tingkta selanjutnya, yaitu diverifikasi oleh pusat. Status direkomendasikan jika kuota ataupun anggaran pada kanwil tidak mencukupi untuk memberikan dana bantuan kepada madrasah.
4. Proposal yang Direkomendasikan kanwil kepada pusat, maka akan diverifikasi oleh operator pusat. Jika proposal Disetujui, maka madrasah tinggal menunggu informasi lebih lanjut dari pusat apakah mendapatkan dana bantuan tahun itu atau menjadi longlist 3 tahun kedepan sejak disetujuinya proposal. Jika proposal Ditolak, maka madrasah harus mengajukan ulang pada tahun berikutnya.

BAB 4
PENGETAHUAN DASAR

Pada bab ini akan membahas pengetahuan dasar (knowladge base) dari aplikasi SIMSARPRAS yang harus diketahui oleh madrasah dalam penggunaan dan pemanfaatan aplikasi untuk pengajuan proposal bantuan secara online.

4.1. Apakah Syarat Untuk Mengajukan Proposal?
Madrasah yang bisa mengajukan proposal melalui SIMSARPRAS adalah madrasah yang memiliki Nomor Statistik Madrasah (NSM) yang terdaftar di EMIS, baik madrasah berstatus swasta atupun negeri.

4.2. Apa Yang Harus Dilakukan Setelah Mengajukan Proposal?
Setelah madrasah mengajukan proposal dan mengupload seluruh file persyaratan, maka madrasah hanya menunggu proposal di verifikasi oleh operator kankemenag, kanwil ataupun pusat yang dilakukan secara serentak pada tanggal dan bulan tertentu yang telah ditentukan oleh kemenag pusat.

4.3. Apakah Jika Mengajukan Melalui SIMSARPRAS Pasti
Mendapatkan Bantuan?
Tidak, karena SIMSARPRAS adalah aplikasi yang digunakan untuk menampung seluruh pengajuan proposal bantuan madrasah seluruh Indonesia. Jika madrasah pantas mendapatkan bantuan, maka akan di proses dan syarat utama adalah kelengkapan dokumen dan tepat dalam pengunggahan proposal oleh madrasah. Semua proposal akan dilakukan verifikasi dan dinilai oleh operator melalui aplikasi SIMSARPRAS.

4.4. Jika Proposal Kami Ditolak, Apa Yang Harus Kami Lakukan?
Jika proposal ditolak, baca keterangan yang diberikan oleh operator yang melakukan verifikasi, apakah persyaratan kurang, atau kuota bantuan tidak mencukupi, atau ada alasan lain. Dan madrasah berhak untuk mengajukan ulang pada tahun berikutnya.

4.5. Jika Proposal Kami Disetujui, Apa Yang Harus Kami Lakukan?
Jika proposal disetujui, bukan berarti madrasah pasti mendapat bantuan, tapi masuk sebagai CALON penerima bantuan, atau masuk kedalam daftar longlist. Tunggu sampai ada informasi lebih lanjut dari lokasi anggaran yang menyetujui, apakah mendapat bantuan atau tidak pada tahun tersebut. Jika tidak mendapat bantuan pada tahun tersebut, maka madrasah menjadi calon penerima bantuan pada 3 tahun kedepan, atau masuk kedalam longlist secara otomatis pada 3 tahun berikutnya setelah proposal disetujui. Jika sampai 3 tahun tidak mendapatkan bantuan, maka madrasah harus mengajukan ulang untuk jenis bantuan tersebut.

4.6. Jika Proposal Kami Direkomendasikan, Apa Yang Harus Kami
Lakukan?
Jika proposal direkomendasikan, artinya proposal diteruskan ke tingkat lebih atas dari lokasi yang memverifikasi. Madrasah tinggal menunggu proposalnya diverifikasi apakah disetujui atau ditolak.

4.7. Jenis Bantuan Yang Kami Butuhkan Tidak Tersedia, Bagaimana Cara Kami Mengajukan Sesuai Jenis Bantuang Yang Kami Butuhkan?
Aplikasi hanya menyediakan jenis bantuan yang ada, dan
madrasah hanya bisa memilih jenis bantuan yang sudah tersedia. Untuk jenis bantuan yg tidak ada, diskusikan dengan kankemenag setempat untuk bisa diajukan ke kemenag pusat.

4.8. Berapa Banyak Proposal Yang Bisa Kami Ajukan?
Untuk madrasah swasta, hanya 1 jenis bantuan pertahun yang bisa diajukan, dan untuk madrasah negeri bisa mengajukan 1 jenis bantuan pada masing-masing kategori.

4.9. Mengapa Kami Tidak Bisa Mengajukan Jenis Bantuan Yang
Sama Dengan Jenis Bantuan Yang Pernah Kami Dapat?
Untuk madrasah swasta, jenis bantuan yang sudah pernah mendapatkan bantuan, maka selama 3 tahun akan di blokir berdasarkan asas pemerataan. Madrasah yang pernah mendapatkan bantuan tahun sebelumnya, bisa mengajukan bantuan ditahun berikutnya dengan syarat berbeda jenis bantuan yang didapat pada tahun sebelumnya.

4.10.Madrasah Kami Sudah Mendapatkan Bantuan, Apa Selanjutnya
Yang Harus Kami Lakukan?
Jika madrasah sudah melewai BIMTEK dan proses pencairan, maka madrasah wajib membuat laporan dan dikirimkan ke aplikasi E-Monev.

4.11.Jenis Bantuan Mana Yang Harus Kami Pilih? Pusat, Kanwil, atau Kankemenag?
Pilihlah jenis bantuan mulai dari tingkat paling bawah, yaitu
kankemenag, jika tidak ada, maka pilih yang tersedia pada tingkat diatasnya, yaitu kanwil atau pusat.

4.12.Password Kami Salah, Bagaimana Cara Meresetnya?
Jika madrasah belum pernah menambahkan email reset pada dashboard aplikasi, maka madrasah harus meminta reset kepada admin kankemenag, kanwil ataupun pusat. Jika sudah bisa masuk, maka segera edit kontak madrasah dan masukkan akun email yang akan digunakan untuk mereset password selanjutnya jika lupa password lagi. Untuk cara mereset akun madrasah bisa baca di bab selanjutnya.

4.13.Saat Kami Login, Muncul Pesan “Anda Tidak Terdaftar!”, Apa
Yang Harus Kami Lakukan Agar Bisa Login Ke Aplikasi?
Jika madrasah login dan gagal dengan pesan error “Anda Tidak Terdaftar!”, artinya data madrasah tidak ada pada aplikasi SIMSARPRAS, pastikan NSM terdaftar pada aplikasi EMIS. Jika nsm sudah terdaftar, segera berkoordinasi dengan admin kankemenag setempat untuk diproses kepada admin pusat 4.14.Mengapa Kami Tidak Bisa Edit Jenis Bantuan?
Madrasah tidak bisa edit jenis bantuan, karena sudah disediakan pilihan kategori dan jenis bantuan masing-masing, jadi pastikan memilih kategori dan jenis bantuan yang tepat dan benar sesuai yang dibutuhkan madrasah.

4.15.Jika Ingin Merubah Jenis Bantuan Bagaimana Caranya?
Karena madrasah tidak bisa merubah jenis bantuan yang dipilih, maka madrasah harus menghapus proposal terlebih dahulu, baru mengajukan jenis bantuan yang diinginkan.

4.16.Mengapa Kami Tidak Bisa Menghapus Proposal?
Semua proposal yang sudah diverifikasi oleh operator kankemenag, kanwil dan pusat tidak bisa dihapus oleh madrasah. Proposal hanya bisa dihapus jika statusnya New atau masih baru belum diverifikasi oleh operator kankemenag, kanwil ataupun pusat.

4.17.Proposal Kami Disetujui, Tapi Mengapa Berbeda Dengan Jenis
Bantuan Yang Kami Ajukan?
Jika proposal yang disetujui jenis bantuannya berubah dengan jenis bantuan yang diajukan, itu berarti jenis bantuan telah diubah oleh operator kankemenag, kanwil ataupun pusat dikarenakan kondisi tertentu, seperti madrasah pantas mendapatkan bantuan tetapi dengan jenis bantuan yang dipilih atau diberikan oleh operator yang melakukan verifikasi. Ataupun karena kuota dari jenis bantuan yang dipilih oleh madrasah sudah habis atau tidak tersedia, tetapi madrasah masuk kategori penerima bantuan, sehingga diberikan jenis bantuan yang tersedia untuk madrasah.

Demikian tulisan tentang